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Le Groupe Gruner adopte la Bu­si­ness In­telli­gen­ce (BI)

 

Gruner SA
Marc Thommen,
Digital Business Solution
marc[punkt]thommen [ät] gruner[punkt]ch

Gruner SA
Tim Stuber,
Digital Business Solution
Tim[punkt]Stuber [ät] gruner[punkt]ch

 

QlikView permet d’améliorer la qualité et la sécurité des données

Tous les gestionnaires, comptables ou contrôleurs connaissent cette situation: chaque mois, chaque semaine voire chaque jour, il leur faut rédiger des rapports – un travail fastidieux s’il en est. L’on utilise le plus souvent l’inévitable programme Microsoft Excel et ses tableaux à ces fins. Cela permet de couvrir de nombreuses exigences d’une entreprise. L’absence de connexion avec la base de données et la baisse de qualité des données résultant du nombre croissant de versions différentes des documents posent cependant souvent problème dans la pratique. La situation devient critique lorsque le gestionnaire compétent est absent ou a même quitté l’entreprise. Dans la plupart des cas, personne d’autre ne s’est occupé des fichiers Excel.

Situation initiale

La structure organisationnelle d’un groupe en pleine croissance comme le Groupe Gruner doit s’adapter en continu aux situations nouvelles. Cela représente un grand défi pour les comptables et les contrôleurs. De telles restructurations ont un impact important sur le reporting. Il faut adapter chaque modèle Excel, chaque présentation Powerpoint.

C’est alors que l’on voudrait disposer d’une solution automatisée ou au moins acquérir un système qui nous assiste. Ce ne sont pas seulement les mutations, mais aussi la génération des reportings en général qui nécessitent un travail important. Chaque comptable doit acquérir lui-même les bases de données. Il existe ainsi par exemple des rapports quotidiens portant sur le contrôle de la qualité de la gestion des factures clients / fournisseurs ou sur l’ouverture de nouveaux projet. Avant l’installation de notre solution BI, chacun de ces rapports était rédigé à la main ou devait être traité manuellement dans notre Enterprise Ressource Planning (ERP).

Les avan­tages de QlikView

Afin de pouvoir soulager notre administration, nous avons recherché sur le marché un logiciel BI approprié. C’est grâce au «carré magique» de Gartner que nous avons trouvé QlikView et avons demandé que l’on nous établisse une «Proof of Concept» (PoC). Dès l’élaboration de la PoC, nous avons été impressionnés par les performances du logiciel.

Il peut en effet traiter les données en quelques secondes et les reproduire dans un diagramme. Un simple clic permet de transformer le diagramme en tableau ou de l’exporter directement en Excel. Les diagrammes interactifs constituaient une nouveauté pour moi. QlikView permet en effet de sélectionner un élément directement dans le graphique.

Nous avons présenté le résultat à l’équipe de projet à la fin de la journée de travail. Tous présentaient des visages rayonnants. Nous avons discuté des possibilités d’application dès la fin de la présentation. C’était une affaire entendue, QlikView devait être implanté le plus rapidement possible dans le Groupe Gruner.

QlikView

QlikView est un logiciel indépendant du système d’exploitation, produit par QlikTech International AB, siège en Pennsylvanie, États-Unis. Il peut se connecter à pratiquement toutes les bases de données. Il est également possible d’utiliser des données provenant de fichiers .txt ou .xlsx et de les intégrer dans d’autres bases de données.

Le point fort du programme réside sans aucun doute dans la visualisation des données, non pas la sortie des données. Cela est particulièrement utile à l’ère des tablettes et des smartphones. Je me souviens encore de l’époque de mon apprentissage d’agent commercial. L’on parlait déjà d’un bureau sans papier. C’est un problème de génération ou la société n’est-elle pas encore prête? Même aujourd’hui, en 2017, l’on ne peut pas s’imaginer un bureau sans papier. Avec des produits tels que QlikView, nous avons sûrement fait un grand pas vers le bureau sans papier.

Résumé

La grande question que je me suis posée après l’installation du logiciel est la suivante: pourquoi ne nous sommes pas décidés plus tôt pour un outil de Business Intelligence? L’automatisation a permis d’augmenter la qualité de l’analyse et la confiance dans les bases de données est revenue. Notre travail quotidien a été facilité et la productivité en matière de génération de reportings a nettement augmenté.

Quelles sont vos expériences en matière d’outils de Business Intelligence? Avez-vous également déjà utilisé QlikView? Merci de nous contacter, votre point de vue et les enseignements que vous avez pu tirer nous intéresseraient.