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Gruner Gruppe führt Bu­si­ness In­telli­gen­ce (BI) ein

 

Gruner AG
Marc Thommen,
Digital Business Solution
marc[punkt]thommen [ät] gruner[punkt]ch

Gruner AG
Tim Stuber,
Digital Business Solution
Tim[punkt]Stuber [ät] gruner[punkt]ch

 

Verbesserte Datenqualität und Datensicherheit dank QlikView

Jeder Sachbearbeiter, Buchhalter oder Controller kennt die Situation. Monatlich, wöchentlich oder gar täglich müssen Reports mühselig erstellt werden. Meist wird das omnipräsente Tabellenprogramm Microsoft Excel dafür verwendet. Viele Anforderungen einer Unternehmung können damit abgedeckt werden. Die fehlende Verknüpfung zur Datengrundlage und die mit der Anzahl der Dokumentenversionen sinkende Datenqualität führen in der Praxis allerdings häufig zu Problemen. Kritisch wird es dann, wenn der dafür zuständige Sachbearbeiter ausfällt oder sogar die Firma verlässt. In den meisten Fällen hat sich niemand anderes mit den Excel-Dateien auseinandergesetzt.

Ausgangslage

In einer stark wachsenden Gruppe wie der Gruner Gruppe muss die Organisationsstruktur laufend den neuen Gegebenheiten angepasst werden. Für die Buchhalter und Controller bedeutet dies eine grosse Herausforderung. Solche Umstrukturierungen haben eine grosse Auswirkung auf das Reporting. Jede Excel-Vorlage, jede Powerpoint-Präsentation muss angepasst werden.

Der Wunsch nach einer Automatisierung oder zumindest der Anschaffung eines unterstützenden Systems wächst enorm. Nicht nur Mutationen, sondern generell die Erstellung von Reportings ist mit viel Aufwand verbunden. Datengrundlagen müssen von jedem Buchhalter selbstständig beschafft werden. So gibt es tägliche Reports, welche die Qualität der Eingabe von Debitoren- und Kreditorenrechnungen sowie die Eröffnung neuer Projekte überprüfen. Jeder dieser Reports wurde vor der Einführung unserer BI-Lösung von Hand erstellt oder musste in unserem Enterprise Ressource Planning (ERP) manuell aufbereitet werden.

Die Vorteile von QlikView

Mit dem Ziel unsere Administration zu entlasten, haben wir den Markt nach einer geeigneten BI-Software durchsucht. Mithilfe des Gartner Quadranten sind wir auf QlikView gestossen und liessen uns ein «Proof of Concept» (PoC) erstellen. Schon während der Erstellung des PoCs ist uns die Performance ins Auge gesprungen. Die Software kann die Daten innert Sekunden aufbereiten und in einem Diagramm wiedergeben. Das Diagramm kann mit einem Klick in eine Tabelle umgewandelt oder direkt nach Excel exportiert werden. Neuartig waren für mich die interaktiven Diagramme. Bei QlikView lässt sich nämlich direkt in der Grafik eine Selektion auswählen.

Am Ende des Arbeitstages wurde dem Projektteam das Ergebnis präsentiert. Es waren ausschliesslich strahlende Gesichter zu sehen. Nach der Präsentation wurden bereits Einsatzmöglichkeiten diskutiert. Es war beschlossene Sache, QlikView sollte so schnell wie möglich in der Gruner Gruppe implementiert werden.

QlikView

QlikView ist eine vom Betriebssystem unabhängige Software, hergestellt von QlikTech International AB mit Hauptsitz in Pennsylvania USA. Sie lässt sich nahezu an alle bekannten Datenbanken anschliessen lässt. Auch können Daten aus .txt- oder .xlsx-Dateien verwendet und mit anderen Datenbanken zusammen geführt werden.

Die Stärken des Programms liegen ganz klar in der Visualisierung der Daten und nicht im Output. Dies macht im Zeitalter von Tablets und Smartphones durchaus Sinn. Ich kann mich noch zurück an meine Lehrzeit als Kaufmann erinnern. Dort wurde bereits vom papierlosen Büro geredet. Ist es ein Generationen-Problem oder ist die Gesellschaft noch nicht soweit? Selbst heute im Jahre 2017 ist das Papier nicht wegzudenken. Mit Produkten wie QlikView sind wir dem papierlosen Büro sicher einen grossen Schritt näher gekommen.

 

Fazit

Die grösste Frage, die ich mir nach der Einführung gestellt habe: Wieso haben wir uns nicht schon früher für ein Business-Intelligence-Tool entschieden? Die Qualität der Auswertung konnte durch die Automatisierung gesteigert werden und das Vertrauen in die Datengrundlagen ist zurückgekehrt. Der Arbeitsalltag wurde erleichtert, die Produktivität hinsichtlich der Erstellung von Reportings deutlich gesteigert.

Was sind Ihre Erfahrungen mit Business-Intelligence-Tools? Haben Sie ebenfalls Erfahrungen mit QlikView gemacht? Kontaktieren Sie uns, Ihre Sicht und Learnings  interessieren uns.